De uitdagingen van strategische personeelsplanning

Strategische personeelsplanning helpt je om veranderingen en toekomstige ontwikkelingen effectief aan te pakken door een goede balans te zoeken tussen vraag en aanbod van werk. Toch blijkt het in de praktijk vaak lastig om echt met SPP aan de slag te gaan en het duurzaam binnen de organisatie te integreren.

Voor HR betekent dit dat er sturing moet worden gegeven aan zowel de inhoud als het proces van SPP, zonder dat de verantwoordelijkheden van lijnmanagers worden overgenomen. Het draait hierbij om het opbouwen van draagvlak en het stimuleren van eigenaarschap in de organisatie, zodat SPP niet gezien wordt als een eenmalig project, maar als een continu verbetertraject dat door de hele organisatie wordt omarmd. Maar hoe zorg je ervoor dat HR de juiste positie inneemt zonder de verantwoordelijkheden van lijnmanagers te overschrijden? Welke stappen zijn van belang en hoe maak je van SPP een positief verandertraject in plaats van een administratieve last?

Als HR-professional streef je ernaar om impact te maken door op het juiste moment advies te geven over de juiste acties. Het is daarbij essentieel om je bewust te zijn van zowel de geschreven als ongeschreven regels binnen de organisatie, evenals de mogelijke valkuilen waarin je als HR-professional kunt stappen. Door actief te werken aan het opbouwen van draagvlak en het creëren van eigenaarschap zorg je ervoor dat SPP niet alleen een plan blijft, maar echt gaat leven binnen de organisatie en door iedereen wordt gewaardeerd als waardevolle toevoeging.

Aan de slag met strategische personeelsplanning

SPP is een cyclisch en herhalend proces. Dit artikel richt zich voornamelijk op de voorbereidingsfase en de randvoorwaarden die nodig zijn om SPP succesvol te starten. Een zorgvuldige voorbereiding is noodzakelijk om een gevoel van urgentie, steun en betrokkenheid te creëren bij de belangrijkste stakeholders. Daarnaast moeten alle direct betrokkenen een duidelijk beeld hebben van hun rol, zowel tijdens als na de implementatie van SPP. Het is belangrijk om vanaf het begin de relevante stakeholders binnen de organisatie het gevoel van eigenaarschap te geven. Door hen vanaf het begin actief te betrekken en hen verantwoordelijkheden toe te kennen, creëer je niet alleen draagvlak, maar ook betrokkenheid gedurende het hele SPP-traject. Het doel van deze voorbereidingsfase is het ontwikkelen van een concreet en breed gedragen plan van aanpak voor de implementatie van SPP.

Met behulp van een stakeholdersanalyse kun je inzicht krijgen in het speelveld en de invloed van verschillende stakeholders. Dit helpt je om een strategie te bepalen waarmee je de betrokkenen op de juiste manier kunt betrekken en hun bijdrage kunt optimaliseren binnen het proces. Een model wat je hierbij kunt aanhouden is weergegeven in onderstaande figuur:
 

In deze fase worden vragen zoals ‘waarom wil je met SPP aan de slag?’, ‘wat moet SPP opleveren voor jouw organisatie?’, en ‘welke informatie en data zijn noodzakelijk?’ beantwoord. Het doel hiervan is om voldoende draagvlak te creëren, een essentiële randvoorwaarde voor het slagen van een SPP-traject. Daarnaast is het cruciaal om eigenaarschap en betrokkenheid te bevorderen. Bij Reijn geloven we dat HR samen met het management de leiding moet nemen in het SPP-traject.

Het is ook zaak dat er voldoende tijd en middelen worden gereserveerd om de plannen goed uit te voeren. Daarom is het belangrijk om deze factoren vooraf helder in kaart te brengen. Het opstellen van een realistische en uitvoerbare planning is een onmisbare stap in de voorbereidingsfase. Wanneer er draagvlak is gecreëerd en de benodigde tijd en middelen beschikbaar zijn, ben je klaar om met SPP aan de slag te gaan.

Een concrete stap vooruit met SPP

Wanneer je klaar bent om daadwerkelijk met SPP te beginnen, start de tweede fase: het helder krijgen van de organisatiedoelen en de verwachte interne en externe ontwikkelingen. Het doel van deze fase is om te komen tot een concrete, vastgelegde organisatiestrategie en een bijbehorende HR-visie en -strategie. In de praktijk zien we dat de manier waarop dit binnen organisaties wordt uitgewerkt aanzienlijk kan verschillen. Het is daarom waardevol om deze strategie regelmatig onder de loep te nemen en ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde richting op kijkt.

De complete cyclus ziet er als volgt uit:

Wanneer de juiste randvoorwaarden eenmaal zijn vastgesteld, kan SPP maatwerk worden. Mocht blijken dat er nog geen volledige basis (zoals tijd, middelen of draagvlak) aanwezig is, zet dan niet zomaar door met de oorspronkelijk opgestelde plannen, hoe goed bedoeld deze ook zijn. Blijf standvastig in je visie als HR-professional, maar let erop dat SPP niet enkel ‘een HR-feestje’ wordt.

Reijn als partner binnen SPP

Reijn gelooft dat organisaties het meest succesvol zijn wanneer ze zelf de regie houden over hun strategische personeelsplanning. Daarom ondersteunen we HR-professionals en het management met de juiste kennis, tools en coaching, zodat zij het SPP-proces zelfstandig kunnen inrichten, uitvoeren en verbeteren. Onze begeleiding is erop gericht om organisaties in hun kracht te zetten en ervoor te zorgen dat ze vol vertrouwen eigenaarschap nemen over het volledige traject. 

Lees meer over de mogelijkheden en expertise van Reijn op het gebied van Strategi­sche Personeels­plan­ning of neem contact met ons op.