De 5 meest voorkomende valkuilen bij SPP in het onderwijs – en hoe je ze voorkomt

1. Te reactief handelen in plaats van vooruitplannen

Herkenbaar? Pas op zoek gaan naar een oplossing wanneer een vacature moeilijk ingevuld raakt of wanneer een team overbelast raakt? Veel onderwijsorganisaties reageren pas als het probleem zich al voordoet. Maar met de structurele arbeidsmarktkrapte is dat geen duurzame aanpak. Een proactieve strategie voorkomt dat je steeds brandjes moet blussen.

Oplossing: Werk met langetermijnscenario’s en maak jaarlijks een SPP-analyse op basis van leerlingprognoses en personeelsdata. Gebruik tools zoals het Scenariomodel PO en CBS Onderwijsstatistieken om trends te voorspellen.

2. Geen datagedreven beslissingen nemen

SPP is méér dan een Excel-lijst met leeftijden en FTE’s. Zonder goede data over instroom, doorstroom en uitstroom, werkdruk en competenties is het moeilijk om strategische keuzes te maken. Toch zien we dat veel onderwijsinstellingen nog steeds beslissingen nemen op basis van onderbuikgevoel in plaats van feiten.

Oplossing: Zet HR-analytics in om trends en knelpunten inzichtelijk te maken. Gebruik een dashboard met actuele personeelsdata en koppel deze aan onderwijskundige ontwikkelingen. In dit artikel over "Het belang van strategische personeelsplanning" lees je hoe data en planning hand in hand gaan en hoe jij hier direct mee aan de slag kunt.

3. Onvoldoende draagvlak binnen de organisatie

SPP is geen exclusieve taak van HR. Toch zien we dat het vaak als ‘iets van de HR-afdeling’ wordt gezien, zonder actieve betrokkenheid van schoolleiders en docenten. Het resultaat? SPP blijft op papier staan en heeft weinig impact in de praktijk.

Oplossing: Betrek directie, teamleiders en docenten bij SPP door middel van werksessies en ‘het goede gesprek’. Laat hen meedenken over capaciteitsplanning en talentontwikkeling. Lees hoe strategische personeelsplanning een organisatiebreed proces wordt in het artikel "Strategische personeelsplanning: een stappenplan voor HR-professionals".

4. Verkeerde balans tussen vast en flexibel personeel

Een veelvoorkomende uitdaging: te veel tijdelijke contracten zorgen voor instabiliteit, terwijl een te rigide personeelsbestand de wendbaarheid beperkt. In het onderwijs, waar leerlingaantallen en financieringsstromen fluctueren, is een flexibele maar stabiele personeelsstrategie essentieel.

Oplossing: Maak een strategische functiemix waarin je een gezonde balans vindt tussen vaste krachten, hybride docenten en flexibel inzetbare onderwijsprofessionals. Meer over de rol van flexibiliteit en strategisch HR-beleid lees je in het artikel "Waarom strategische personeelsplanning essentieel is voor publieke organisaties".

5. Geen structurele evaluatie en bijsturing

SPP is geen eenmalige exercitie die je afvinkt en vervolgens weer loslaat. Onderwijsontwikkelingen, arbeidsmarkttrends en teamdynamieken veranderen continu. Toch zien we dat evaluatie en bijsturing vaak achterwege blijven.

Oplossing: Plan jaarlijks een SPP-evaluatie waarin je personeelsontwikkelingen en onderwijskwaliteit tegen de gemaakte plannen afzet. Pas waar nodig de strategie aan. Het artikel "Strategische personeelsplanning: een stappenplan voor HR-professionals" biedt concrete handvatten voor evaluatie en bijsturing.

Wil je direct aan de slag met SPP?

Met ons Stappenplan Strategische Personeelsplanning voor Onderwijsorganisaties krijg je een praktisch overzicht van de belangrijkste stappen en tools om strategisch HR-beleid vorm te geven.

Download hier het stappenplan en zet de eerste stap naar een toekomstbestendige personeelsstrategie.

Reijn als partner binnen SPP voor onderwijsorganisaties

Reijn gelooft dat organisaties het meest succesvol zijn wanneer ze zelf de regie houden over hun strategische personeelsplanning. Daarom ondersteunen we HR-professionals en het management met de juiste kennis, tools en coaching, zodat zij het SPP-proces zelfstandig kunnen inrichten, uitvoeren en verbeteren. Onze begeleiding is erop gericht om organisaties in hun kracht te zetten en ervoor te zorgen dat ze vol vertrouwen eigenaarschap nemen over het volledige traject.  

Lees meer over de mogelijkheden en expertise van Reijn op het gebied van Strategische Personeelsplanning of neem contact met ons op.