Personeelsplanning niet alleen het feestje van HR

Om personeelsplanning nadrukkelijker op de kaart te zetten onderscheidt Gerard Evers vier dimensies. “Het gaat om de kwantiteit van personeel (aantallen/handjes), kwaliteit van personeel (kennis/skills, maar ook houding/ attitude), de kosten van personeel in relatie tot je beschikbare budgetten (euro’s) en tot slot gaat het om de flexibiliteit van personeel (agility/veerkracht). Daarbij moet je nadenken over de wijze waarop je de factor arbeid in je organisatie reguleert middels interne en externe inhuur. Deze vier dimensies propageer ik alle vier sterk. Dat betekent tegelijkertijd dat je bij SPP soms te maken hebt met euro’s, de andere keer met fte’s en dan weer met kwaliteit. Dan gaat het bij SPP vooral om letters en cijfers.”

Vaak is HR te veel gericht op de smoelen en te weinig op de formatie.

“Er wordt meer aandacht aan SPP gegeven dan 10 jaar geleden, dat is wel duidelijk. Iedere opleider heeft er eigen afwegingen bij, maar wat ik in de praktijk zie is dat het te weinig expliciet aan bod komt in het curriculum. Ik vind dat toch wel jammer, want als HRM’er moet je in de toekomst ook in staat zijn om de rol van businesspartner te vervullen om met name goed aan te kunnen haken bij strategische keuzes die op organisatieniveau relevant zijn. Vaak is HR te veel gericht op de smoelen (aanbodzijde), waarbij vooral wordt gedacht aan de mensen die er rondlopen en alles wat daarmee te maken heeft in termen van duurzame inzetbaarheid. Wat minstens zo belangrijk is, is dat je kijkt naar de formatiekant (wat je nodig hebt). Dan kom je als HRM’er vaak in een abstractere omgeving terecht, waarin het gaat over productie, markten, concurrentie en andere zaken. Juist daar zie ik dat HR wel degelijk de goede rol zou kunnen spelen als je daar ook in je opleiding voldoende aandacht aan besteedt.”

Samenwerking tussen HR en management

“In werkelijkheid zie je dat SPP bij HR ligt. Maar in normatieve zin, als je mij vraagt hoe die ideale wereld eruitziet, dan is SPP zeker geen feestje van HR. Het is eigenlijk een zaak van het management in algemene zin. Ik zie vaak SPP-trajecten stuklopen, omdat HR daar wel enthousiast over is, maar de lijn onvoldoende weet mee te krijgen. Dan is er onvoldoende draagvlak om met SPP aan de slag te gaan. Dat betekent dat HR al aan de voorkant, als je met zo’n traject begint, veel energie moet steken in het meekrijgen van het (lijn)management. HR kan helpen om dat probleem van SPP wat meer structureel vorm te geven, maar het initiatief zou eigenlijk veel meer bij de lijn moeten liggen. Zij hebben het probleem, al wordt dat nog onvoldoende ervaren. Interne beleidskeuzes maakt het management, niet HR. Waar het management ook beter toe in staat is: inschattingen maken welke externe ontwikkelingen van buitenaf op je afkomen, vanuit de markt, concurrentie, technologie. Om dat dan vervolgens te vertalen - in termen van wat ik altijd noem - jouw ideale dreamteam. HR moet dat proces goed inrichten, data die nodig zijn mee helpen verzamelen, structuur bieden en zorgen dat ook de kwalitatieve kant voldoende in beeld komt. Daar kan HR zich in onderscheiden. En goed de regie blijven voeren op dat proces. Dit hoeft niet altijd inhoudsdeskundig te zijn, als het maar voldoende geborgd is en terugkeert op de agenda.”

Samenwerken met marketing en finance

“SPP is een toepassing van analytics, omdat je niet alleen het heden in beeld brengt, maar ook de toekomst op basis van allerlei tooling. Eigenlijk is analytics een deel van SPP, want bij SPP maak je niet alleen gebruik van harde data, maar ook van zachte data. Zonder goede data en analyses kun je met SPP weinig stappen maken. Eigenlijk heb je de data en analyses hard nodig. Of het nu gaat om het inschatten van vertrekkansen van medewerkers of het analyseren van wat de beste wervingskanalen zijn. Maar ook bij het analyseren van marktontwikkelingen heb je analytics nodig. Dit lijkt meer op business analytics, waar HR niet altijd even goed in is, maar finance of marketing juist weer wel. En die partijen zijn bij SPP ook zeker relevant.”

Tip voor HRM’ers

“Ik benoemde eerder kwantiteit, kwaliteit, kosten en flexibiliteit. Als geheugensteuntje kort ik dat af tot K3R (R is van relatie). Denk in termen van vier dimensies en probeer dat ook altijd vast te houden om te vermijden dat je eenzijdig naar kwantiteit of kwaliteit kijkt. Een tweede tip of geheugensteuntje is PDP; proces, data en product. Met proces moet je ervoor zorgen dat je het goed organiseert, draagvlak creëert aan de voorkant en met elkaar dezelfde betekenis hebt als het gaat om urgentie en mate van betrokkenheid. D van data staat voor de gegevens die je nodig hebt en zorg ervoor dat die gegevens kloppen. Met de P van product moet je ervoor zorgen dat je het goede gereedschap weet te benutten. Zorg dat je goede manieren hebt om een vlootschouw uit te voeren, modelletjes om strategie te vertalen naar personele behoeften, modellen om door te rekenen hoe de verwachte bezetting er op termijn uitziet. Dus, je hele gereedschapskist. Denk aan K3R en PDP. Dat zijn de afkortingen die ik graag gebruik om mensen erop te wijzen dat je het niet partieel moet doen, maar integraal.”

Dr. Gerard Evers is directeur-eigenaar van adviesbureau Euro-HRM, gespecialiseerd in economisch personeelsmanagement. Hij studeerde algemene econometrie (cum laude) in Tilburg en werkte daarna bij universiteiten in Groningen en Tilburg, o.a. als hoogleraar Human Capital Valuation. Gerard Evers publiceert regelmatig boeken en artikelen over onder andere strategische personeelsplanning. Daarnaast doceert hij in verschillende postacademische opleidingen zoals Nyenrode en Business School Nederland en verzorgt hij masterclasses en webinars over SPP en HR-analytics.