SPP als middel om te binden en te boeien
De afgelopen jaren is strategische personeelsplanning (SPP) voor veel organisaties belangrijk geworden. Desondanks laat recent onderzoek zien dat regelmatig het ‘doorschuif-effect’ optreedt wanneer actief aan de slag gegaan moet worden met strategische personeelsplanning. Door de ingrijpende effecten van de coronacrisis is strategische personeelsplanning actueler en belangrijker dan ooit tevoren. Dit heeft veel organisaties aan het denken gezet: “Hoe ga je als organisatie om met de veranderingen die op je afkomen? Hoe bepaal je gezamenlijk de inrichting van strategische personeelsplanning? En hoe zorg je ervoor dat strategische personeelsplanning een middel wordt om huidig én toekomstig personeel te binden en te boeien?”
Vergrijzing. Technologische ontwikkelingen. Krappe arbeidsmarkt. Dit is slechts een greep uit de uitdagingen waar organisaties mee te maken hebben. Deze uitdagingen vragen om continue verandering binnen organisaties. En verandering is vrijwel altijd herleidbaar naar het personele bestand. Meer vergrijzing betekent meer behoefte aan verjonging om de continuïteit van organisaties te waarborgen (Evers & Freese, 2014). Technologische ontwikkelingen vragen om andere vormen van human capital in organisaties (NLAIC, 2021). De krapte op de arbeidsmarkt vraagt van organisaties om niet alleen te investeren in employer branding en werving en selectie, maar ook in het binden en boeien van het huidige personeel (Berenschot, 2021).
SPP geeft richting bij verandering
Een middel om organisaties te begeleiden bij al deze veranderingen, is strategische personeelsplanning (SPP). SPP kan door HR-professionals ingezet worden als middel om de juiste mensen op de juiste plek te krijgen, nu en in de toekomst. En dit zowel kwalitatief als kwantitatief. Het geeft leidinggevenden en medewerkers handvatten om de toekomstige organisatie- en personele (ontwikkelings)behoeften op elkaar af te stemmen (Hoogedoorn, 1984; Draper en Merchant in Nunen & Wijngaard, 1983; Moonen, 2012). Daarbij is aandacht voor het continu voorbereiden, vormgeven en implementeren van beleid rondom instroom, doorstroom en uitstroom. Op deze manier zitten medewerkers op de juiste plek in de organisatie, waardoor zij activiteiten kunnen uitvoeren die nodig zijn voor het behalen van de strategische doelen (Evers, 2014).
Met elkaar succesvol inzetten op SPP
De coronacrisis heeft een enorm beroep gedaan op de wendbaarheid van organisaties. Zo kregen organisaties te maken met grote omgevingsveranderingen. Medewerkers zijn meer gaan thuiswerken, waardoor organisaties noodgedwongen enorme stappen moesten zetten in digitalisering en hybride werken (Berenschot, 2021).
Een mooie basis lijkt nu voor SPP gelegd, toch? Uit mijn eigen onderzoek binnen verschillende publieke organisaties is gebleken dat de plannen voor SPP nog te vaak ‘in de bureaula’ belanden. Het is daarom van belang om de plannen af te stoffen en in te gaan zetten op een aantal randvoorwaarden. Alleen dan heeft SPP een kans van slagen. Zo is het van belang dat de top van de organisatie de noodzaak van SPP inziet en dit uitdraagt naar alle organisatielagen. Daarbij moeten de HR-professionals in de organisatie zich meer gaan focussen op lange termijn doelen van het HR-beleid en niet alleen op administratieve werkzaamheden (Pynes, 2004). Hierbij mogen ze de rol pakken van strategic partner, waarbij de HR-professionals de focus hebben op de lange termijnstrategie van het bedrijf en de bijkomende (culturele) veranderingen die hierbij plaatsvinden (Ulrich, 1997). Tot slot is het van belang dat SPP van iedereen in de organisatie wordt, zodat het ook breed uitgedragen kan worden. Het mag daarom geen feestje van enkel HR worden (Evers, 2014; Reijn, 2021). Daarom moet SPP zowel centraal, als decentraal georganiseerd worden. Een bijkomend voordeel is dat hierdoor de onderlinge samenwerking en communicatie tussen de verschillende afdelingen wordt bevorderd (Evers, 2014). En op den duur bevordert dit de succesvolle inzet van SPP door de gehele organisatie (Pynes, 2004).
Effect van SPP op binden en boeien
SPP blijkt een enorm effectieve tool om organisaties succesvol te laten zijn in tijden van vergrijzing en een krappe arbeidsmarkt. In mijn optiek zou het zelfs een middel kunnen zijn om de war for talent te kunnen winnen. Door meer inzicht te krijgen in de ontwikkelingen die op de organisatie afkomen, kan richting worden gegeven aan de succesvolle werving en selectie op de lange termijn. Het opstellen van een strategisch plan is hierbij van belang (Vroom, 2017). Doordat met behulp van SPP goed inzicht verkregen kan worden in hoe de juiste mensen op de juiste plekken kunnen komen, kan voordeel behaald worden op verschillende gebieden. Zo dalen de werving en selectie- en opleidingskosten van nieuwe medewerkers met bijna vijftig procent. Ook zijn er minder mismatches met nieuwe medewerkers, waardoor de uitstroom aanzienlijk afneemt. Daarnaast neemt de motivatie, vitaliteit, betrokkenheid en loyaliteit onder medewerkers toe. Tot slot kan beter en sneller ingespeeld worden op veranderingen in de markt (PWC, 2014). Zo draagt SPP niet alleen bij aan het binden en boeien van het huidige personeel, maar ook aan het personeel van de toekomst.