Van data naar meetbare doelen: Stappen voor succesvolle Strategische Personeelsplanning (SPP)

1. Start met een gedegen data-inventarisatie

Een sterke start van SPP begint met het in kaart brengen van de beschikbare data:

• Identificeer welke data er is
  Begin met de basisinformatie, zoals verzuimcijfers, uitstroomdata en competentie-informatie van medewerkers.
• Verzamel kwantitatieve en kwalitatieve data
  Data-analyse heeft pas echt waarde als je zowel harde cijfers hebt als kwalitatieve feedback van teamleiders en medewerkers. Managers kunnen bijvoorbeeld signalen geven over teamdynamiek en werkdruk, die verder gaan dan cijfers alleen.
• Beoordeel de betrouwbaarheid van je data 
  Veel organisaties werken met meerdere systemen die niet altijd synchroon lopen. Dit kan leiden tot inconsistente gegevens. Een uniform, betrouwbaar systeem helpt bij het vermijden van verkeerde conclusies.

2. Bepaal kernwaarden en strategische doelen

Om je personeelsstrategie te laten aansluiten bij de bredere organisatievisie, is het belangrijk om kernwaarden en strategische doelen vast te stellen:

• Leg de kernwaarden vast
  Formuleer de waarden die binnen jouw organisatie centraal staan, zoals ‘vertrouwen’, ‘samenwerken’, en ‘initiatieven nemen’. In de Gemeente Doetinchem gebruikten we deze kernwaarden als leidraad bij het vaststellen van personeelsdoelen. Lees hier het klantverhaal van Gemeente Doetinchem.
• Maak doelen meetbaar
  Definieer specifieke, meetbare doelen die voortvloeien uit de kernwaarden en visie. Bijvoorbeeld: Als samenwerken een kernwaarde is, kun je meten hoe goed teams in staat zijn om gezamenlijk projecten op te pakken.

3. Kies toegankelijke tools en dashboards

Een overzichtelijke en toegankelijke tool is essentieel om data bruikbaar te maken:

• Dashboards
  Dashboards die eenvoudig te interpreteren zijn, maken het makkelijker voor HR-professionals en teamleiders om inzichten te verkrijgen zonder uitgebreide data-kennis. Laat HR of een data-analist een basisdashboard maken waar teamleiders gemakkelijk rapportages kunnen lezen. Dit voorkomt dat leidinggevenden te veel tijd verliezen aan het begrijpen van complexe data.

4. Maak duidelijke afspraken over data-gebruik

Duidelijke afspraken over hoe data gebruikt wordt, zorgen voor consistentie en efficiëntie:

• Bepaal de verantwoordelijkheid
  Stel vast wie verantwoordelijk is voor het verzamelen, bijwerken en analyseren van de data. Dit helpt om misverstanden en fouten te voorkomen.
• Definieer kernbegrippen en datagebruik
  Zorg voor uniforme definities, zodat iedereen dezelfde interpretatie hanteert bij data-analyse. Dit voorkomt verschillen in interpretatie en helpt bij het trekken van eenduidige conclusies.

5. Combineer kwantitatieve en kwalitatieve informatie

Data alleen geeft geen volledig beeld van de organisatie. Daarom is het combineren van kwantitatieve en kwalitatieve inzichten belangrijk:

• Kwantitatieve data als startpunt – Bijvoorbeeld, een hoog verzuimpercentage is een duidelijke indicator. Maar zonder inzicht in de onderliggende oorzaken kom je niet tot een oplossing.
• Laat managers kwalitatieve context toevoegen – Vraag teamleiders om naast de cijfers hun observaties te delen over specifieke problemen in het team, zoals werkdruk of individuele uitdagingen. Door cijfers en context samen te brengen, creëer je een vollediger beeld.

6. Ontwikkel een HR-jaarplan met competenties

Een effectief SPP-traject begint met een gedegen plan waarin je HR-doelen en de vereiste competenties vastlegt:

• Definieer doelcompetenties voor de toekomst
  Ga in overleg met teamleiders en bepaal welke competenties over drie tot vijf jaar cruciaal zijn binnen de organisatie. Deze stap helpt om vroegtijdig te anticiperen op de vaardigheden die de organisatie later nodig heeft.
• Zet kerncompetenties op voor teams
  Formuleer samen met teamleiders de belangrijkste vaardigheden die elk team nodig heeft om de organisatiedoelen te halen.

7. Monitor continu en systematisch

Door medewerkers systematisch te monitoren, kun je trends en patronen over tijd herkennen:

• Gebruik een talentmatrix
  Plot medewerkers op een matrix om inzicht te krijgen in hun ontwikkelpotentieel en uitstroomrisico. Dit helpt bij het onderscheiden van medewerkers die meer begeleiding nodig hebben, en die juist extra kunnen bijdragen.
• Plan regelmatige evaluaties
  Jaarlijkse evaluaties maken het mogelijk om voortgang te meten en indien nodig bij te sturen. Bij de gemeente Doetinchem merkten we dat teamleiders bij de tweede evaluatie al scherper en nauwkeuriger beoordeelden dan tijdens de eerste ronde.

8. Betrek teamleiders actief bij het proces

Teamleiders hebben vaak een duidelijk beeld van hun team en kunnen waardevolle input leveren in het SPP-traject:

• Laat teamleiders meedenken en analyseren
  Hun betrokkenheid creëert draagvlak en verbetert de nauwkeurigheid van de data. Dit zorgt ook voor een meer betrokken team dat zich herkent in het personeelsbeleid.
• Feedbackrondes binnen teams
  Naast input van teamleiders kunnen ook teamfeedback-sessies waardevol zijn om een compleet beeld van elk teamlid te krijgen.

9. Verbind data aan concreet actieplan

Inzichten zijn waardevol, maar zonder een actieplan leiden ze niet tot verandering. Zorg daarom voor een concreet plan om data om te zetten in acties:

• Formuleer gerichte acties per team
  Stel bijvoorbeeld specifieke trainingsprogramma’s op of bied coachingstrajecten aan voor medewerkers die meer ontwikkelpotentieel hebben.
• Wijs verantwoordelijkheid toe
  Zorg dat er een verantwoordelijke is voor elk actiepunt, bijvoorbeeld een teamleider of HR-contactpersoon. Deze persoon bewaakt de voortgang en zorgt dat het actieplan daadwerkelijk wordt uitgevoerd.

Strategische personeelsplanning helpt organisaties om talent effectiever in te zetten en hun doelen te bereiken. Door de juiste stappen te volgen en data te gebruiken als leidraad, kun je personeelsbeleid meer inzichtelijk, meetbaar en doelgericht maken. Met deze aanpak leg je een stevige basis voor de toekomst van je organisatie.

Reijn als partner binnen SPP

Reijn gelooft dat organisaties het meest succesvol zijn wanneer ze zelf de regie houden over hun strategische personeelsplanning. Daarom ondersteunen we HR-professionals en het management met de juiste kennis, tools en coaching, zodat zij het SPP-proces zelfstandig kunnen inrichten, uitvoeren en verbeteren. Onze begeleiding is erop gericht om organisaties in hun kracht te zetten en ervoor te zorgen dat ze vol vertrouwen eigenaarschap nemen over het volledige traject. 

Lees meer over de mogelijkheden en expertise van Reijn op het gebied van Strategi­sche Personeels­plan­ning of neem contact met ons op.